基幹業務システム（受発注システム）

2024年5月2日 2024年5月2日

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導入時（開発費）を少しでも抑える方法、業務が良くなることがあれば積極的に提案して欲しい

など、書面（紙・データ）・管理方法・保管方法等を統廃合させてしまう事を目指して「開発すべきもの」「会社が必要としているもの」「統合できない原因」＝行う必要が明確な業務は何か？をよく話し合いさせて頂きました。

そのような中で、「必要性が薄い場合は一度廃止」「代用方法があるものはそれを検討する」等していく事で開発費だけではなく、業務効率の向上となりました。

客先・自宅でも操作が行えるしコストを抑えたものにしたい

社外での運用からクラウド化は必須と考え、Amazon AWSでの月額費用を2～3万円（当時）を目指した運用環境の見直しを実施

→クラウド化に伴い「運用費＝稼働時間」の為、システム内外の業務改善を提案し短縮化（業務時間：12～15時間→6～8時間まで短縮）

ソフト改修・Windowsアップデート・社員増減等の運営維持費を抑制しつつ、専門知識のない一般社員でも手順書を見ながらであれば容易に環境設定ができるようにしたい

Microsoft Office Access＋Windows標準SQL機能とする事で設定作業＆システム更新作業の簡素化

また、基幹ソフトの更新・仕様変更などのバージョンアップがあった場合も、Microsoft Office Accessのデータファイルをdropボックスで配布するだけで更新が行えるようにしました

決済方法が多く顧客ごとに設定が異なる。また決済方法毎に与信設定と与信残高、購入金額に合わせた手数料の計算が必要: 受注・売上のタイミング毎に決済方法の選択＆変更＆与信限度を算出し、限度額を超過するとメッセージを表示。また、超過時でも販売を行ってもいい場合があるので、販売するかを確認する形にしました

現金や代引きなどで、実際に入金があったのか？消込を行う事で漏れを明確化した。また現金においては分割払いが突然発生するので、残金がちゃんとわかる＆調べられる状態としてほしい。: 未払の売上がある場合などは日報で残高推移、入金状況でデータを収集しやすい一覧画面を作成する事で当日、翌日に管理者（経理）が気づけるようにしました

店舗販売・売掛販売が同一顧客でも購入毎に異なるので切替えられるにして欲しい。

いつどこでも購入しても約束通りのものとなるように「受注入力」と「売上入力」を分けました。
受注入力は、倉庫からの出荷や予約販売などの為にあり、売上入力は即時の販売という役割分担をさせました。

また、改修が発生した場合もコストを抑えられるようにほぼ同一のプログラムとする事で対応しました。

在庫数をリアルタイムに反映（受注と実売の両方の在庫数を表示）: 各入力画面において商品を選択した際に在庫数を算出し、画面上にもすぐ表示されます。
また全商品の入出荷や在庫数が判読できるCSVデータの出力機能を設けました

締日処理は入力漏れへの対応や仕入先の請求額の比較がしやすくなるような工夫をして欲しい: 締日更新を準備と確定に分け、仮請求書・入力漏れ・支払口座の変更などを行えるようにしました。
また、仕入については、先方の請求額と受領額を入力する事で双方の差異を通知できるようにすることで間違いが双方で探せるような内容にしました

過去データは全ていつでも出力できる（印刷orPDFは自由に選択）: 印刷や内容の閲覧が行えるように、一定期間や請求済のものは修正・削除を行えないようにロックをかける事で対応しました。また、ロックがかかった理由（請求済など）が判るようにメッセージで判定理由も表示させるようにすることでシステム管理者への問合せ負担を減るようにも配慮しました

仕入先＆締日毎に支払口座を変更でき、手間なく支払いをWEBバンクへデータ送信したい: 支払処理を行う際に、締日処理内で自動で口座や支払額を算出する事で手間を減らしつつ、その一覧を見ながら支払元の口座を変更できるようにしました。
全ての処理が終わった段階で、全銀協フォーマットのCSVデータを出力＆WEBバンクで取り込ませることで支払業務の全体を簡単に行えるようにしました。

ケアレスミスによる作業漏れが判る: そもそも、ケアレスミスが起きないことが先決だと考え、「商品の誤入力」「色違い商品の出荷を間違えずらく＆簡単に」「出荷単位違い」「締日後の販売にしたい」などをしにくい作りとしました。
また、ミスが起きるたびに原因を一緒に考えて対応を検討できるように「問題が起きたらなんでもとりあえずメールをしてもらう」ようにする事で対応漏れが減らせるような関係を創りました。